Arbeitsabläufe in der Personalabteilung werden zunehmend komplexer. Nicht zuletzt sorgen auch der Fachkräftemangel und die aufwändige Suche nach potenziellen Mitarbeitenden dafür, dass weniger Zeit bleibt für die „normale“ Verwaltung von Personalakten. Wer dann noch mit Papierakten arbeitet und zusätzlich Lagerplatz für Aktenschränke benötigt, muss sich wirklich Sorgen um die Wettbewerbsfähigkeit machen. Die Empfehlung: Personalprozesse digitalisieren und mit Software für die sogenannte digitale Personalakte arbeiten.
Hauptzweck der digitalen Personalakte ist es, den Workflow im Personalbereich innerhalb eines Unternehmens möglichst effizient zu gestalten – also Zeit und Ressourcen zu sparen. In der elektronischen Akte lassen sich alle dem HR zugehörigen Dateien speichern, z. B. Bewerbungsunterlagen, Personalgesprächsnotizen, Arbeitsverträge, Zeugnisse und Nachweise über Weiterbildungen. Eben alles, was über die Mitarbeitenden im Laufe des Angestelltenverhältnisses gesammelt wird.
Der Vorteil der digitalen Personalakte: Alles wird zentral gespeichert und verwaltet und ist mit einem Klick aufrufbar. Schöner Nebeneffekt: Der Platz für große Aktenschränke bzw. Papierakten, der bisher nötig war, kann so anderweitig genutzt werden.
Im Personalprozessen werden typischerweise viele Dokumente angelegt, verwaltet oder archiviert. Dabei kann es sich um einfache Personalgesprächsnotizen handeln oder um ganze Bewerbungsakten, die in ein einheitliches Format gebracht werden müssen. Denn die Arbeit mit unterschiedlichen Dateiformaten macht das Verwalten unübersichtlich und unnötig kompliziert. Eine einfache und naheliegende Lösung ist es, alle Dokumente ins bewährte Format PDF zu konvertieren, um Dateien schnell und sicher auszutauschen und zu speichern.
Die Konvertierungslösung webPDF lässt sich dabei nahtlos in Softwarelösungen für die digitale Personalakte integrieren. XFT, ein Experte aus Walldorf, der auf SAP-Lösungen für Geschäftsprozesse spezialisiert ist, bietet beispielsweise für den Personalbereich eine Schnittstelle, über die sich webPDF als Konvertierungslösung ganz einfach anbinden lässt. So smart, dass der Nutzer bzw. die Nutzerin gar nicht bemerkt, dass eine neue Software bzw. ein weiterer Anbieter mit im Spiel ist.
Alle Dokumente lassen sich per Drag-and-drop in die Akte einfügen und diese innerhalb der Akte verschieben. Automatisch werden die Dokumente in ein einheitliches PDF-Format konvertiert, sodass es fortan zu keinem weiteren Medienbruch mehr kommt.
Hunderte Dateiformate lassen sich mit webPDF konvertieren. Auch das Aufteilen oder Verbinden von Dokumenten ist ganz einfach. Außerdem können Nutzer und Nutzerinnen Dokumente drehen oder löschen und eine Dokumentenvorschau anzeigen lassen. Letzteres verschafft eine bessere Übersicht, gerade wenn in Personalprozessen sehr viele Dokumente bearbeitet werden müssen.
Wichtig im Personalbereich ist auch eine langfristige und sichere Archivierung der sensiblen Dokumente und Dateien. Dabei müssen Personalverantwortliche vor allem auf die gesetzlichen Regelungen der Langzeitarchivierung achten und Dokumente bis zu zehn Jahre lang sicher aufbewahren. Einfach und gleichzeitig sicher lassen sich Dokumente mit Hilfe von webPDF ins PDF/A-Format überführen, ein bewährter ISO-Standard für die langfristige Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente. PDF-Dateien reichen hier nicht aus, denn diese können nachträglich bearbeitet werden, was für die Langzeitarchivierung ausgeschlossen ist.
Digitalisierte Prozesse werden im Personalbereich immer wichtiger, weil Sie die Arbeit nicht nur vereinfachen, sondern Ressourcen und vor allem Zeit sparen. So ist es auch bei der digitalen Personalakte, die im Vergleich zur analogen Handhabung einen großartigen Mehrwert schafft: Sie entlastet die Mitarbeitenden und spart zudem Kosten.
Besonders für KMU und Konzerne ist es sinnvoll, eine digitale Personalakte einzuführen, also überall dort, wo im Personalbereich viele Dokumente in verschiedenen Formaten verwaltet werden müssen. webPDF, z. B. integriert in der XFT-Lösung für SAP-Geschäftsprozesse, leistet hier einen erheblichen Beitrag, um mit mehr Übersicht, einheitlichen Formaten und einer sicheren Archivierung zu arbeiten.
Das Format PDF ist und bleibt dabei ein wichtiger Standard in digitalen Geschäftsprozessen.
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