Ihre Dokumente und E-Mails sind ein Leben lang verfügbar

Zahlreiche behördliche Vorschriften erfordern, dass E-Mails zu bestimmten geschäftlichen Vorgängen archiviert werden müssen. Die Dauer kann dabei genauso variieren wie bei der Aufbewahrung von herkömmlichen Dokumenten – von wenigen Jahren bis zu zehn Jahren und länger. Das bevorzugte Format für die Archivierung ist der ISO-Standard PDF/A (PDF zur Archivierung), der in drei Normteilen verfügbar ist. callas pdfaPilot konvertiert sämtliche Dokumente und E-Mails in den für Sie relevanten Normteil. Zusätzliche Informationen (Header-Metadaten) werden vollständig übernommen. Darüber hinaus kann die Lösung so konfiguriert werden, dass sie sich problemlos Ihren Prozessen anpasst. Die Archivierung von Dokumenten ist ein kritischer Aspekt moderner Arbeitsabläufe. Deshalb wurde callas pdfaPilot umfassenden Tests unterzogen und ist 100-prozentig kompatibel mit dem ISO-Standard. Dies ist z. B. durch die Isartor-Testsuite verifiziert. Dieselbe Technologie von callas software wird auch im De-facto-Standard Adobe Acrobat für die PDF/A-Erzeugung und -Validierung verwendet.

Archivierung typischer Office-Dokumente

Die einfachste Möglichkeit, gute PDF/A-Dateien zu erhalten, ist deren saubere Erstellung direkt von Anfang an. Deshalb kann callas pdfaPilot automatisch Dokumente aus Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project, Publisher und Visio in qualitativ hochwertige PDFs konvertieren. Ziehen Sie sie einfach in das Dokumentenfenster von callas pdfaPilot Desktop und die Konvertierung wird auf bestmögliche Weise durchgeführt. Auch OpenOffice-Dokumente werden vollständig unterstützt, ebenso natürlich die Mac OS X-Programme Pages und Keynote. Mit der integrierten Adobe-Engine erledigt callas pdfaPilot sogar einwandfreie Konvertierungen aus EPS- und PostScript-Dateien, ohne dass Sie den Acrobat Distiller extra installieren müssen.

E-Mail-Archivierung

Heutzutage sind E-Mails ein wesentlicher Teil der Geschäftskommunikation. Viele Länder verfügen deshalb über Gesetze und Vorschriften rund um deren Archivierung, damit E-Mails bei Rechtsstreitigkeiten oder als Beleg im Rahmen der Buchführung anerkannt werden. Da E-Mail-Server nur über begrenzte Speicherkapazitäten verfügen, ist nicht sichergestellt, dass E-Mails noch in zehn Jahren verfügbar sind. Das Herunterladen und Speichern der E-Mails ist ebenfalls keine zuverlässige Lösung. Denn sie werden dann im proprietären Format des E-Mail-Clients abgelegt, womit die künftige Lesbarkeit nicht garantiert ist. Darüber hinaus sind für die Anhänge entsprechende Viewer notwendig, die die unterschiedlichen Formate darstellen können. Die Antwort auf diese Herausforderung ist der callas pdfaPilot. Er speichert E-Mails einschließlich aller Anhänge im PDF/A-Format, sodass sie über Jahre hinweg erhalten bleiben und lesbar zur Verfügung stehen. Unabhängig davon, ob behördliche Bestimmungen zugrunde liegen: Es gibt gute Gründe für die E-Mail-Archivierung. Denn in zahlreichen elektronischen Nachrichten ist wertvolles Wissen vorhanden. Sind E-Mails und Anhänge in den selben Systemen und in einem einheitlichen Format wie alle anderen Dokumente abgelegt, erleichtert dies die übergreifende Suche nach Informationen.

Einsatz für EPUB und PDF/UA

Aufgrund seiner einzigartigen Prüffunktion für die Tagging-Struktur in PDF-Dateien bietet callas pdfaPilot auch den bestmöglichen Export nach PDF/UA, dem Standard für Barrierefreiheit. Die Gesetzgebung sieht vermehrt vor, dass Dokumente barrierefrei, das heißt zugänglich für alle, sein müssen – auch für Menschen mit körperlichen Einschränkungen, in diesem Zusammenhang vor allem mit Seh- oder Lesebehinderungen. Deshalb hat die Prüfung nach PDF/UA-Konformität für Dienstleister, Behörden und Unternehmen verstärkt an Bedeutung gewonnen. Zusätzlich kann das PDF-Tagging mit pdfaPilot noch in weiteren Bereichen genutzt werden: Die Tag-Struktur kann auch dazu verwendet werden, um automatisch EPUB-Dateien aus PDFs zu erstellen. Diese PDF-zu-EPUB-Funktion transformiert PDF-Dateien in E-Book-Dateien, die unmittelbar auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets verwendbar sind.