Abschlussbericht zur historischen Archivierung von E-Mails veröffentlicht

Berlin. Das Dokument „A Specification for using PDF to Package and Represent Email“ beschreibt die Anforderungen für das Archivieren von E-Mails im Dateiformat PDF (EA-PDF). Damit wollen die Autoren Bibliotheken, Museen und Nationalarchiven einen Denkanstoß geben, wie sie diese komplexe Aufgabenstellung lösen können. An dem 35 Seiten fassenden Bericht haben zahlreiche Mitglieder der PDF Association mitgewirkt.

Im Jahr 2019 erhielt die University of Illinois einen Zuschuss von der Andrew W. Mellon Foundation, um Konvertierungskriterien und Anforderungen für die Archivierung von E-Mails in PDF-Containern zu entwickeln. Der daraus resultierende Abschlussbericht steht nun auf der Webseite Illinois Digital Environment for Access to Learning and Scholarship (IDEALS) der University of Illinois zum kostenlosen Download zur Verfügung.

„E-Mails zu archivieren, ist aufgrund des komplexen Aufbaus elektronischer Nachrichten nicht so einfach zu bewerkstelligen“, erläutert Thomas Zellmann, Evangelist der PDF Association. „Zwar ist das Dateiformat PDF in vielen E-Mail-Systemen integriert, doch beim Auslösen der Funktion ‚Speichern als PDF‘ bleiben Anhänge, Metadaten und manchmal sogar der durchsuchbare Text unberücksichtigt. Das entspricht nicht den spezifischen Anforderungen von Institutionen, die große Mengen komplexer E-Mail-Nachrichten archivieren.“

Deshalb haben zahlreiche Spezialisten, darunter Duff Johnson, CEO der PDF Association und dem stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden, Dietrich von Seggern, mit Prof. Chris Prom die Anforderungen für die Konvertierung von E-Mails in PDF identifiziert und dokumentiert. Die in dem Dokument enthaltenen Empfehlungen definieren unter Nutzung offener, ISO-standardisierter Technologien einen Ansatz zur Berücksichtigung von PDF für die Langzeitarchivierung elektronischer Nachrichten. Dabei berücksichtigt das Konzept sowohl einzelne E-Mails als auch ganze Postfächer. Zusätzlich beinhaltet das Dokument Hinweise zur Implementierung einer EA-PDF-Lösung und beschreibt typische Anwendungsszenarien.